Abrir o próprio negócio é o sonho de muitos brasileiros e muitos acabam transformando esse sonho em realidade. O problema é que muitas empresas abertas no Brasil acabam fechando as portas antes de completarem o segundo ano de vida. Isso acontece, dentre outros motivos, por falta de uma boa administração. Administrar uma empresa não é fácil, independentemente do tamanho que ela possui no momento, e saber como administrar uma pequena empresa é essencial para que ela não feche as portas prematuramente.

A partir da conquista do CNPJ, esses empreendedores iniciantes assumem um novo desafio: aprender como administrar uma pequena empresa para a sua sobrevivência, manutenção, crescimento e longevidade.

A gestão eficaz de uma pequena empresa é o caminho certo para o crescimento e sucesso. Neste artigo, vamos discutir por que a gestão de pequenos negócios é tão importante e daremos dicas de como administrar uma pequena empresa de forma eficaz. Mas antes vamos conhecer algumas características de um bom administrador de empresas.

 

Características de um bom administrador

Ser empresário não significa apenas que você saiba como administrar uma pequena empresa. Existem características e atitudes esperadas de um bom administrador que independem do cenário no qual ele iniciou o seu empreendimento. Então, seja você dono de uma pequena empresa recém-aberta ou que ainda não se encontrou no mercado, veja qual perfil é esperado na condução dos negócios.

Organização

O bom administrador tem de ser preciso e organizado. Sem incertezas ou dúvidas. A agenda é uma ótima companheira para que nada escape do olhar, sobretudo as contas a pagar e a receber, além de compromissos assumidos com clientes, fornecedores e outros parceiros.

Disciplina

A disciplina é primordial para o gestor de uma pequena empresa. Você tem de ser chefe de si mesmo, ou logo perderá o controle dos negócios. Isso inclui todas as áreas da pequena empresa, principalmente a financeira.

Outro ponto importante é a separação total das finanças pessoais e empresariais, além do registro de toda e qualquer receita e despesa da pessoa jurídica, por menor que ela seja.

Comunicação

Ter uma boa comunicação ajuda em vários momentos da rotina de um empreendedor: para comprar e vender, para negociar com fornecedores e clientes, para elogiar e dar uma bronca na medida certa.

A clareza nas palavras ditas e escritas e também na linguagem corporal utilizada podem fazer toda a diferença na maneira como é compreendido. O administrador que não sabe se comunicar tem dificuldade em atingir bons resultados na administração de uma pequena empresa.

Liderança

A liderança aparece no administrador tanto ao dar o exemplo aos colaboradores quanto ao delegar tarefas a eles. E vai além, um bom líder tem de conhecer o negócio e ter a coragem de dar a ele o que necessita, assumindo riscos calculados a partir de um planejamento estratégico bem definido.

A iniciativa na forma de agir e o respeito na maneira de se relacionar são imprescindíveis para quem deseja saber como administrar uma pequena empresa.

Justiça

O capital humano tem de ser valorizado pelo administrador da pequena empresa. Existe a hora de cobrar e a de valorizar os colaboradores.

A forma como o gestor lida com seus funcionários faz toda a diferença na administração de pequenas empresas.

O senso de justiça do bom gestor permite que ele lide melhor com as situações rotineiras na empresa, saiba reconhecer o esforço das equipes e, inclusive, remunerá-las de modo compatível com as suas aspirações para o negócio.

Flexibilidade

Para ser um bom administrador, é preciso saber lidar com os acertos e reconhecer os erros para promover os ajustes que a pequena empresa precisa. Será que o modelo de negócio é mesmo o ideal? O que pode ser mudado na estratégia para alcançar resultados melhores?

A flexibilidade aparece também na abertura às indagações, ao estar disposto a avaliar o novo, inclusive ao receber críticas e ao ouvir o que as pessoas ao seu redor têm a dizer e opinar.

 

O que é e como administrar uma pequena empresa?

Alguns empresários não consideram que seja necessário a administração de pequenas empresas. Acreditam que se você tem 10 ou menos funcionários, você pode administrar sua pequena empresa fazendo o máximo possível você mesmo, em seguida, dizer a seus funcionários o que fazer e ter certeza que você irá pegá-los antes deles cometerem um erro ou estragar alguma coisa.

Na verdade, saber como administrar uma empresa é bem mais que isso. É saber onde você organizou e sistematizou o seu pequeno negócio para funcionar sem você e da maneira correta. Isto também pode ser aplicado a um negócio de somente uma pessoa, como o microempreendedor individual, por exemplo.

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Administrar uma pequena empresa bem é saber planejar suas ações, organizar atividades, coordenar e controlar toda sua gama de recursos, distribuindo-os da melhor forma possível, no momento adequado, para os departamentos de destino, com todos os requisitos propostos. É saber agradar seu cliente e atender as suas necessidades, de forma a obter os melhores resultados financeiros, logísticos, operacionais e muito mais, ficando apto a concorrer com qualquer outra empresa ou companhia do ramo, sem medo de fazer feio.

Um ótimo exemplo de gestão de pequenas empresas são as franquias de negócios (como McDonald’s ou Subway). Isso porque uma franquia tem um “sistema de gestão”, um manual de franquia que mostra exatamente como executar o negócio passo-a-passo. Qualquer pessoa, em grande parte, pode executar uma franquia porque eles têm sistematizado e organizado a empresa, de forma que ela funcione sozinha com praticamente pouco ou nenhum treinamento.

Por que é importante saber como administrar uma pequena empresa?

Administrar corretamente é necessário para qualquer tipo de negócio, mesmo os mais pequenos. Por isso, temos que dar atenção especial a administração, já que ela engloba um conjunto de atividades voltadas à direção de uma organização utilizando-se de técnicas de gestão para que a pequena empresa atinja seus objetivos de forma eficaz.

Além disso, é importante saber como administrar uma pequena empresa para que você não se torne um escravo do seu negócio. Você nunca vai ser capaz de relaxar ou tirar umas férias 100% descansado, a menos que você faça o seu negócio trabalhar por você. Aproveite o tempo para organizar e sistematizar o seu negócio agora que ele é pequeno para que no futuro você não tenha que investir muito tempo, energia e dinheiro nisto.

 

Como administrar uma pequena empresa na prática

Mantenha tudo dentro da lei

Muitos profissionais autônomos estão saindo da informalidade e abrindo as portas da sua própria empresa. A maioria deles começa com pontos de pequeno porte, o que possibilita um menor investimento inicial e um gasto também menor com manutenção. Além disso, optar por uma micro ou pequena empresa facilita a gestão do negócio. Pena que muitos empreendedores acabam negligenciando as questões formais e legais, acreditando que empresas de pequeno porte não precisam ficar de olho nesses aspectos. Isso é um erro! Se você é dono de uma pequena loja, fique atento à documentação da empresa, às notas fiscais, aos impostos e às certidões. Isso faz toda a diferença no bom andamento do seu empreendimento.

Adote um sistema de gestão

A tecnologia é uma realidade em nosso mundo e usá-la a seu favor é uma atitude extremamente inteligente. Usar um sistema de gestão é essencial para colocar seu planejamento em prática e obter os melhores resultados no caminho árduo de saber como administrar uma pequena empresa.

Entretanto, para quem administra uma pequena ou microempresa, um dos custos que mais pesam no orçamento é a implantação de um sistema de gestão de contas, que geralmente custa caro. Mas na internet existem alguns programas – gratuitos – disponíveis e que podem ser bastante úteis para a sua empresa.

Uma das vantagens da gestão informatizada é que este tipo de controle não dá margens para erros. Quem faz controle à mão, com agenda, caderno ou livro-caixa, como acontece em muitas empresas pequenas ou familiares, é que esse controle acaba na mão de uma única pessoa. Caso aconteça algo com ela, ninguém vai saber o que fazer?

Outro problema é a possibilidade de esquecer ou errar algum dado. Sem contar que fica difícil fazer uma análise comparativa com dados anotados aleatoriamente. O uso de um programa para administrar uma pequena empresa ajuda a juntar essas informações e com elas, ter dados comparativos. Dá para acompanhar gastos de insumos, por exemplo, e depois comparar por mês, ano e fazer análise histórica.

O uso da ferramenta garante informações mais seguras e com elas, dá para criar um banco de dados da empresa. Sem contar que os programas podem ser acessados por outros funcionários. A automação facilita – e muito – a gestão.

Existem no mercado vários programas, com custos que variam de acordo com sua complexidade. Apesar dos programas sem custo na internet não serem tão complexos quanto os pagos, são um bom começo para quem está abrindo um negócio.

5 programas gratuitos para ajudar na administração de uma pequena empresa

Zero Paper

Plataforma financeira na nuvem voltada para pequenas e médias empresas. A ferramenta auxilia os negócios com funcionalidades como fluxo de caixa, relatórios, controle de contas, entre outros. Se antes tudo era feito em planilhas ou pelo contador, hoje os pequenos empresários podem administrar as finanças do negócio sozinho.

ERP Lite Free

Lançado em sua primeira versão em 2007, a nova versão é um software gratuito completo, que atende de forma integrada as áreas de vendas, estoque e financeira de micros e pequenas empresas de diversos segmentos. Faz qualquer tipo de tributação e foi desenvolvido sobre a mesma tecnologia e estrutura de dados, telas e regras de negócio do ERP Radar Empresarial. Algumas das funcionalidades do sistema estão disponíveis apenas nas versões pagas do ERP.

Dropbox

Um dos programas de “nuvem” mais conhecidos do mercado, no Dropbox além de ser mais sustentável, o programa permite o compartilhamento de arquivos entre diferentes máquinas e usuários e também é mais prático e econômico. Usado por mais de 25 milhões de pessoas ao redor do mundo, o programa oferece 2 GB de espaço gratuito na rede para sincronizar e compartilhar arquivos com outros usuários. Quem precisa de mais espaço pode pagar por 50 GB ou 100 GB, que custam US$ 9,99 e US$ 19,99, respectivamente.

Manic Time

A produtividade da sua pequena empresa pode estar sendo prejudicada pela forma como as horas de trabalho são aproveitadas. Muitas vezes, a internet pode servir mais como distração do que como solução. O ManicTime existe justamente para saber exatamente como cada um aproveita o horário de trabalho.

OpenDrive

Ir para uma reunião importante com um cliente e esquecer o pen drive com a apresentação pode acabar com o negócio. O OpenDrive é um dos programas que armazena na internet as informações que você precisa. Funciona como um pen drive virtual.

Faça um plano de negócio

Todo e qualquer negócio, independentemente do porte, precisa de um bom planejamento. Esse é o ponto de partida para administrar a sua empresa da melhor forma possível. Pensando nisso, coloque no papel os seus planos, estipule objetivos de curto, médio e longo prazos, analise o perfil da sua clientela, crie estratégias, faça uma pesquisa de campo, analise o mercado, observe a concorrência e use esse plano de negócio para nortear as ações da sua empresa.

Desenvolva seu plano de marketing

O plano de marketing é essencial para qualquer negócio ter sucesso, inclusive para pequenas empresas. É ele que vai imprimir as ações e atuações no mercado que possibilitarão a melhor captação de clientes, o aumento de vendas e, consequentemente, dos lucros.

É preciso lembrar sempre, que o mercado vive em constante mudança, o que pede análise ininterrupta, para predispor mudanças e antecipar-se a tendências.

Conhecendo seu público e sua área, será mais fácil traçar o perfil do seu cliente e tomar decisões mais elaboradas quanto a suas metas, objetivos, ações de propaganda, divulgação, preços, logística, produtos, serviços e muito mais. Ou seja, é um método eficaz de promover as ações necessárias para a satisfação do seu cliente e o sucesso da sua empresa.

Não dá para se acomodar onde você estiver. Mesmo que bons resultados estejam surgindo, é preciso inovar nos seus produtos e serviços, bem como nos processos e métodos da sua empresa. Você deve sempre ouvir o mercado — muitas vezes até a concorrência — bem como atualizar quanto as novidades da sua área e até com as pesquisas. Isso vai aumentar a competitividade e deixar sua empresa muito mais forte.

Saiba lidar com a concorrência

Você não está sozinho no mercado. Conforme a atividade que exerce, inclusive, há uma série de outras empresas disputando o mesmo cliente. Saber administrar um negócio é também entender o que pode e o que não pode fazer como estratégia de enfrentamento da concorrência.

A primeira lição é jamais entrar em guerra de preços. Um gestor competente sabe que esse é um tipo de ação suicida, pois um preço baixo demais simplesmente acaba com sua margem de lucro.

A forma mais inteligente de lidar com a concorrência é estudar o mercado, avaliar suas possibilidades e se posicionar com um diferencial competitivo. É preciso buscar algo que o torne único e o coloque em vantagem. E isso vai muito além do preço, já que pode passar pelo atendimento, qualidade dos produtos ou serviços e outras formas de agregar valor ao cliente.

Organize-se

É impossível administrar uma pequena empresa, por menor que ela seja, sem organização. É preciso que tudo no negócio esteja na mais perfeita ordem, da exposição dos produtos ao arquivamento da papelada. Essa estratégia reflete não só na administração da empresa, como também no atendimento ao cliente, na programação das compras e fluidez dos processos comerciais.

Crie um plano de comunicação interna

Sua empresa não funciona sozinha. Ela precisa de integração e comunicação eficaz entre os colaboradores e funcionários. São muitos os níveis como isso pode ser elaborado, mas o indispensável é ter clareza nesse processo para que não ocorram falhas.

E isso vale, tanto para as grandes quanto para as pequenas empresas. Boa parte dos problemas ocorrem justamente porque as pessoas não conseguem dizer o que elas realmente querem. É preciso adotar os métodos certos para quem as mensagens cheguem de forma segura a quem for de direito.

Para administrar uma pequena empresa, colocar um quadro na sala de reuniões ou na cozinha pode funcionar muito bem. Um vidro para escrever com caneta nas áreas comuns, onde os empregados passam, também ajuda bastante! Use também o e-mail. Envie emails com as decisões resumidas e as diretrizes adotadas pela empresa.

Monitore o seu desempenho

Para que sua pequena empresa seja um verdadeiro sucesso e a administração não desande, faça um controle rígido da performance do negócio. Leve em consideração as despesas com compras e manutenção, o número de clientes, o público médio por dia e, principalmente, o faturamento. Para fazer esse controle, o empreendedor precisa ficar ligado no fluxo de caixa, extratos, comprovantes de venda no cartão, boletos, etc.

Não descuide das finanças

Todo negócio precisa ter lucro e, para isso, é indispensável ficar de olho no fluxo de caixa. Tenha sempre um bom planejamento orçamentário e procure antecipar receitas e despesas. Essa é uma boa maneira de assegurar que você terá recursos disponíveis para os itens básicos como pagamentos de funcionários e fornecedores, e também, poderá mostrar o quanto você poderá investir em equipamentos, serviços, treinamentos, logística e muito mais.

Inove sempre que possível

Outra boa maneira de administrar a sua empresa é inovar e melhorar continuamente os processos. Para tanto, você precisa conhecer profundamente o funcionamento do seu negócio, assim você identificará com facilidade o que pode ser mudado. No mais, não tenha medo de se render ao novo, utilize ferramentas tecnológicas que ajudem no gerenciamento da empresa, controle o seu estoque por meio de planilhas, crie novos métodos de organização e assim por diante.

Promova a qualidade de vida

Adotar ações que garantam o bem estar dos seus funcionários é fundamental para manter as equipes satisfeitas e a produtividade em alta. Além dos benefícios exigidos pela legislação, procure investir em conforto, áreas de convivência e até confraternizações esporádicas. Criar um local mais participativo e integrado pode ser primordial para deixar a motivação sempre do jeito que se espera.

Invista em responsabilidade social e ambiental, esse é o momento. Mais do que nunca, toda empresa que demonstra responsabilidade ambiental e social tem um diferencial perante seus clientes. Incentive o uso controlado de energia elétrica, água e papel, bem como, o descarte consciente de lixo para reciclagem. Procure também ligar seu nome a ações sociais. Além de melhorar sua imagem, isso pode trazer diversas economias e proporcionar um marketing despretensioso, mas muito eficiente.

Esses são os passos essenciais para administrar uma pequena empresa e ser bem sucedido. São atitudes muitas vezes simples, mas que farão a diferença e poderão conduzir você e seu empreendimento rumo ao sucesso.

Capacite-se e aprenda continuamente

Empreendedores de primeira viagem — e até mesmo os mais experientes — devem buscar novos aprendizados sempre, afinal, ninguém é tão competente e capacitado que não possa melhorar. Se você entrou no mundo dos negócios, nunca se acomode! Leia, estude, participe de palestras e cursos. Isso te dará base teórica para fazer uma boa administração na prática.

E então, conseguiu aprender a como administrar uma pequena empresa com nossas sugestões? Coloque nossas dicas em prática e garanta a longevidade, a sustentabilidade e o sucesso da sua pequena empresa. Caso ainda tenha alguma dúvida, deixe um comentário. Até a próxima e continue ligado no nosso blog!